Comusa já abriu 2.555 processos digitais em 7 meses

Pouco mais de sete meses após a implementação e utilização de um sistema de processos 100% digitais na Comusa – Serviços de Água e Esgoto de Novo Hamburgo, mais de 2.555 processos já foram abertos no novo sistema. A novidade agiliza, facilita o acesso e arquivamento dos milhares de processos anuais criados na autarquia e, nas dificuldades geradas pelo isolamento social durante a pandemia do coronavírus, garante o fácil acesso digital sem contato físico dos servidores com o documento. A medida foi aprovada pelos servidores e já serve de exemplo para outros órgãos públicos do Município.

De acordo com o coordenador financeiro Luiz Sachser, a ideia de tornar todos os processos digitais já era uma discussão de quase uma década e, no momento de isolamento social, surgiu como uma solução prática e higiênica. “Há mais ou menos 8 anos, começamos a notar que teríamos uma grande dificuldade em guardar toda a documentação pois não temos espaço físico suficiente. Logo pensamos em digitalizar tudo, mas o processo custaria muito caro e precisaríamos fazer o registro cartorial de cada documento, que tornaria tudo excessivamente caro”, explica. “Em 2017, o sistema da IPM passou a oferecer o módulo de processo digital, o que permitiria viabilizar essa ideia e tornar tudo digital e, no ano passado, o diretor-geral, Márcio Lüders, deu o aval e determinou para agilizar a implantação do sistema. Com isso, configuramos o sistema que começou a funcionar em março”, destaca Sachser.

Outro ponto positivo foi a redução no consumo de papel. De acordo com o coordenador, no mesmo período, a redução na utilização de folha A4 caiu acima do esperado. “Ano passado (2019), no período de março a novembro, foram 559 pacotes de 500 folhas e, neste ano, 187, o que representa uma economia de 67% no mesmo período, embora os processos antigos ainda continuem em formato papel”, afirma. “Foi uma decisão de muito sucesso da direção. Fico me perguntando porque não foi implementado antes. Dificuldades e necessidade de ajustes sempre surgem quando implantamos algo novo, mas foi quase tudo superado e hoje funciona muito bem, com muita agilidade e eficiência.”

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